График отпусков 2016

Как составить график отпусков (примеры)

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых
отпусков работников организации на календарный год по месяцам.
Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени.
Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно
по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту
по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее
распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров
по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое:
и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного
процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки
графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно
отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего
трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции
по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру
заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе
ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации
порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку
стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

  • на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков
    (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы
    по подготовке может вести специалист по кадрам);
  • в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
  • срок, к которому руководители структурных подразделений должны
    согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
  • срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного
процесса организации, обеспечивать его непрерывность
и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все
возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет
работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров
и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков
следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном
договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители
структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно
со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено,
что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные
месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска
в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения).
Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую
группу работников одновременно (например, производитель оконных
конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать
отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января
по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом
является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Если не уложиться в срок то штраф составит 50 000 рублей.

Образец заполнения

Скачать образец заполнения графика отпусков 2015-2016 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

Знакомить ли с графиком персонал?

Унифицированная форма графика отпусков (бланк)

Если организация в своей работе использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме № Т-7. Бланк формы и указания по заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать унифицированную форму Т-7 можно на нашем сайте.

  1. В график вносим только ежегодные основные и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Если у работника остался неиспользованный «кусок» отпуска за текущий год, можно плюсом запланировать и его. А вот другие отпуска (учебные, по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы) в график вносить не нужно.
  2. Можно запланировать отпуск, уже разделенный на части. Главное условие – одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
  3. Обязательно учитываем пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время (об этом ниже).
  4. Учитываем взаимозаменяемость работников и производственную нагрузку в течение года.
  5. Уже не обязательно оформлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, можно разработать и свою форму, утвердив ее приказом.

Чье желание мы должны учитывать при составлении графика?

пожелания работников

Составить в каждом подразделении опросный лист

в произвольной форме. Его образец смотрите ниже

Форма документа

По выбору работодателя

№ Т-7, утвержденная

постановлением Госкомстата

России от 05.01.2004 № 1

Форма, разработанная

компанией самостоятельно,

утвержденная приказом

(распоряжением) руководителя

Надо ли знакомить работников

с готовым графиком отпусков

При проверке трудовая инспекция, не обнаружив данную бумагу, вправе выписать штраф. Для директора фирмы или предпринимателя он составит от 1000 до 5000 руб., а для компаний — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Повторное нарушение обойдется дороже. Штраф для должностного лица от 10 000 до 20 000 руб. (либо дисквалификация на срок от одного года до трех лет). А вот для организаций штраф составит от 50 000 до 70 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ в редакции Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ).

Нужно ли менять график, если работник идет в отпуск не по графику

Сотрудники вправе менять планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем работник вправе менять даты отпуска (ст. 123 и 124 ТК РФ).

Помимо этого, не позднее чем за две недели работодатель обязан известить каждого работника о времени начала его отпуска10.

На этом обязательные требования по составлению графика отпусков работодателем выполнены.
На практике у кадровых специалистов часто возникают вопросы, связанные с этим направлением их работы. Рассмотрим самые распространённые и ответим на них.

Вопрос: Какая ответственность предусмотрена за отсутствие графика отпусков?
Ответ: Сотрудники инспекции по труду всегда проверяют наличие у работодателя утверждённого графика отпусков. Если в организации его нет, то работодатель может быть привлечён к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Так, штраф для должностного лица и ИП составляет от 1 000 до 5 000 руб., а для организаций – от 30 000 до 50 000 руб. За повторное совершение аналогичного правонарушения размер штрафа увеличен и составляет для должностного лица и ИП – от 10 000  до 20 000 руб., для юридического лица – от 50 000  до 70 000 руб.  


Если график отпусков нужно изменить


В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения.


Перенос по заявлению работника


По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). При переносе отпуска корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков, составленного по форме № Т-7. Образец смотрите ниже.


Работника отзывали из отпуска


В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

В случае отсутствия графика отпусков виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. Эта статья предусматривает наказание:

  • для должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка их деятельности на срок до 90 суток.

Приложение 1

Отсутствие графика отпусков 2016

Отсутствие графика отпусков – одно из самых распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ход в процессе проверки. Поэтому от работодателя в первую очередь требуется составить и утвердить график отпусков 2016. Отметим, что инспекторы проверяют само наличие графика отпусков, а также дату его утверждения. Проверяется также факт учета мнения профсоюзного органа (при его наличии) при утверждении графика отпусков.

Опытные кадровики, знающие, что проверит ГИТ в отношении графика отпусков в 2016 году, стараются его составить и передать на утверждение как можно раньше, а готовый документ хранят в организации не менее одного года. Поскольку существенные изменения законодательства о графике отпусков в 2016 году нас вряд ли ожидают, во избежание претензий со стороны проверяющего инспектора достаточно придерживаться стандартных принципов оформления.

За отсутствие графика отпусков, а также ошибки в его утверждении, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленной ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

Наверх